Υπεύθυνη Διπλογραφικών (Γ κατηγορίας) Βιβλίων στην CompuTax – Συνέντευξη
Η Ισμήνη Γκούμα, είναι Υπεύθυνη Διπλογραφικών (Γ κατηγορίας) Βιβλίων στην CompuTax. Μιλήσαμε μαζί της και μας «ξενάγησε» στις διαδικασίες της εταιρείας, στον τρόπο που διασφαλίζεται η ποιότητα των υπηρεσιών ου Λογιστηρίου και σε όλα όσα απολαμβάνει ο πελάτης της CompuTax.
- Ποιες είναι οι διαδικασίες που ακολουθεί το Λογιστήριο στην CompuTax για την επεξεργασία των δεδομένων των πελατών στα Γ κατηγορίας Βιβλία (διπλογραφικά);
Η εκκίνηση γίνεται με την παραλαβή του φακέλου από την ACS με τα παραστατικά από το χώρο του πελάτη. Ο κάθε φάκελος έχει ένα μοναδικό κωδικό και φτάνοντας στα γραφεία μας, ξεκινά ο διαχωρισμός των παραστατικών που παραλαμβάνουμε, σε κατηγορίες. Οι κατηγορίες αυτές είναι λεπτομερέστατες και ουσιαστικά διαχωρίζουν τα παραστατικά με μεγάλη ανάλυση, (έσοδα, έξοδα, αγορές, αποδείξεις είσπραξης κλπ.). Αυτά που παραλήφθηκαν, καταγράφονται στο εσωτερικό μηχανογραφικό πρόγραμμα της CompuTax, τον Cyclopas, ώστε ανά πάσα στιγμή να μπορούμε να γνωρίζουμε τι παραλάβαμε από τον πελάτη, πότε και σε πιο στάδιο της επεξεργασίας του βρίσκεται.
Μετά το διαχωρισμό, τα παραστατικά προωθούνται στο Λογιστήριο, στο συνεργάτη ο οποίος με βάση το μοναδικό κωδικό φακέλου, θα τον καταχωρίσει. Στη συνέχεια, άλλος συνεργάτης θα «τρέξει» τον έλεγχο των εγγραφών που έγιναν, ώστε να υπάρξει διόρθωση του όποιου πιθανού λάθους στην καταχώριση. Μετά και από αυτό, ο φάκελος επιστρέφει ώστε να ενταχθεί στο πρόγραμμα επικοινωνίας με τον πελάτη και να επιστρέψει σε αυτόν.
Αυτή η διαδικασία, θα μας οδηγήσει στο κλείσιμο του μήνα και στην έκδοση του ΦΠΑ. Για να συμβεί, ωστόσο αυτό, γύρω στις 20 κάθε μήνα, θα ξεκινήσουν νέοι έλεγχοι, κατά τους οποίους θα τσεκάρουμε πολύ αναλυτικά για όλους τους πελάτες των Γ κατηγορίας Βιβλίων, αν είναι σωστά χρεω – πιστωμένες όλες οι ομάδες λογαριασμών του Λογιστικού Σχεδίου. Άρα, γίνεται ένας δεύτερος έλεγχος, πιο συγκεντρωτικός, ο οποίος είναι μια ακόμη δικλείδα ασφαλείας, πριν από το κλείσιμο του μήνα. Το επόμενο στάδιο, αφορά στους ελέγχους της αρίθμησης των Εσόδων. Επιβεβαιώνουμε, για παράδειγμα, ότι για το μήνα Οκτώβριο έχουμε τα παραστατικά από το 1 έως το 10 και το νούμερο 11 περνά στο Νοέμβριο. Επομένως έχουμε τη βεβαιότητα ότι δε λείπει κάτι και μπορούμε να προχωρήσουμε στο ΦΠΑ. Ωστόσο και πριν την οριστικοποίηση του ΦΠΑ, διενεργούνται έξτρα έλεγχοι, που αφορούν για παράδειγμα στο αν όλα τα παραστατικά καταχωρήθηκαν στο σωστό ποσοστό ΦΠΑ (13% ή 24%). Όταν ολοκληρωθούν και αυτοί οι έλεγχοι, ενημερώνουμε τον πελάτη για το ποσό του ΦΠΑ που οφείλει και ουσιαστικά ολοκληρώνεται η διαδικασία κλεισίματος του μήνα.
Αυτό που έχει αξία να πούμε, είναι ότι όλη η διαδικασία που σας περιέγραψα, ενημερώνεται βήμα – βήμα, σε κάθε της στάδιο στον Cyclopas. Αυτό σημαίνει ότι ανά πάσα στιγμή έχουμε απόλυτη γνώση και παρακολούθηση και δε γίνεται τίποτα στην τύχη.
Τώρα, στα Γ κατηγορίας Βιβλία, το επόμενο μεγάλο κεφάλαιο που αφορά στο Λογιστήριο, είναι η ενημέρωση των Τραπεζικών Λογαριασμών. Έτσι κάθε μήνα, ενημερώνονται όλες οι τραπεζικές κινήσεις, τα υπόλοιπα των προμηθευτών και των πελατών, συμφωνούνται τα Ταμεία και γίνεται ένας λεπτομερής έλεγχος του Ισοζυγίου του μήνα. Αφού τα στοιχεία που έχουμε, διασταυρωθούν με τον πελάτη και δεν υπάρχουν αδιευκρίνιστα σημεία, με βάση τα ελεγμένα δεδομένα, προχωράμε στην έκδοση Οικονομικών Δεικτών για κάθε έναν πελάτη. Οι Οικονομικοί Δείκτες, ανεβαίνουν στην ηλεκτρονική πλατφόρμα Talos, από όπου είναι πλέον διαθέσιμοι στους πελάτες, οι οποίοι με τους κωδικούς που τους έχουμε δώσει, έχουν πρόσβαση στους Δείκτες της επιχείρησής τους, για να ενημερωθούν όποτε το θελήσουν.
Όλα τα παραπάνω, αποτελούν, μια πάγια διαδικασία που επαναλαμβάνεται κάθε μήνα, μέχρι και το Νοέμβριο. Κι αυτό γιατί το Δεκέμβριο, ελέγχονται τα πάντα από την αρχή, προκειμένου να είμαστε σε θέση να κλείσουμε το έτος. Συμφωνούμε, επομένως, τα πάντα: Μισθοδοσία, Ενοίκια, καταστάσεις πληρωμών σε σχέση με το TAXIS, ρυθμίσεις, καρτέλες προμηθευτών. Και όλα αυτά συμφωνούνται με ακρίβεια λεπτού… Έτσι έχουμε μια τέλεια εικόνα για την κάθε επιχείρηση και μπορούμε να προχωρήσουμε στο κλείσιμο του Ισολογισμού.
- Πόσο σημαντική είναι η συνεργασία του πελάτη ώστε το σύστημα αυτό να επιτύχει;
Η συνεργασία του πελάτη, είναι καθοριστική. Είναι εξαιρετικά σημαντικό, να κατανοούν οι πελάτες τις οδηγίες μας, να ακολουθούν τον τρόπο που τους προτείνουμε για τη συνεργασία μας και έτσι να μην υπάρχουν κενά στη διαδρομή. Έτσι, πολύ απλά, ο πελάτης που είναι καταρχήν «νοικοκύρης» με τα παραστατικά του, που τα έχει συγκεντρωμένα, που κυνηγάει τους προμηθευτές του να του εκδίδουν τα παραστατικά, που αδειάζει τις τσέπες του από «χαρτάκια» που είναι τιμολόγια ή αποδείξεις και που όλα αυτά φροντίζει να μας τα στέλνει εγκαίρως, έχει κάνει το πιο σημαντικό βήμα για μια εξαιρετική συνεργασία μαζί μας, η οποία θα οδηγήσει στην εξαιρετική εικόνα της επιχείρησής του. Είναι επίσης πολύ σημαντικό να πούμε ότι, οτιδήποτε δεν υποβάλλεται εμπρόθεσμα, έχει πρόστιμο και το κράτος έχει πια τον τρόπο να διασταυρώνει ποιος είναι συνεπής και ποιος όχι. Έτσι για παράδειγμα, όταν ένα παραστατικό, ας πούμε δικηγορικής αμοιβής, έχει παρακράτηση και δεν φτάσει στο Λογιστήριο εμπρόθεσμα ώστε να υποβληθεί, αυτό σημαίνει πρόστιμο.
Είναι επίσης σημαντικό, να γίνει αντιληπτό ότι ο πελάτης έχει γνώση της δουλειάς του που είναι αδύνατον να την έχει το εξωτερικό Λογιστήριο. Για παράδειγμα, εκείνος ξέρει ποιον προμηθευτή έχει πληρώσει, αλλά δεν του έχει εκδώσει το αντίστοιχο παραστατικό. Άρα, όλες οι δικές μας διαδικασίες ελέγχου και όλη η φροντίδα μας για την άψογη λογιστική εικόνα της επιχείρησης, χρειάζεται τη δική του στήριξη.
- Με ποιο τρόπο οι πελάτες ωφελούνται από τον τρόπο δουλειάς μας;
Καταρχήν, θεωρώ ότι μπορούν να αισθάνονται ασφάλεια ότι στην CompuTax, δεν αφήνουμε τίποτα στην τύχη. Όπως περιγράψαμε, όλα τα στάδια της δουλειάς μας ελέγχονται και όχι μία φορά. Από την άλλη, υπό την προϋπόθεση της ομαλής συνεργασίας στην οποία αναφερθήκαμε, ο κάθε πελάτης έχει στη διάθεσή του πολύ σημαντική πληροφόρηση, έγκυρη αλλά και έγκαιρη. Έτσι με την επεξεργασία των οικονομικών του δεδομένων, μπορεί μέσα από τους Δείκτες, να γνωρίζει ποια είναι η εικόνα της δουλειάς του, ποια σημεία χρειάζονται διόρθωση ή βελτίωση και πως μπορεί αυτό να το κάνει.
- Ποιες είναι οι διαδικασίες του κράτους που δυσκολεύουν τη δουλειά μας και σε ποιες χρονικές περιόδους;
Ας ξεκινήσουμε λέγοντας ότι ο ρόλος του Λογιστή τα τελευταία χρόνια έχει αλλάξει, υπό την έννοια ότι οι διαδικασίες που έχει επιβάλλει το κράτος, έχουν επιβαρύνει χρονικά τη δουλειά μας και ουσιαστικά διεκπεραιώνουμε ένα σημαντικό κομμάτι δουλειάς για λογαριασμό του κράτους. Χαρακτηριστικό παράδειγμα, το τέλος για την πλαστική σακούλα που επιβαρύνει συγκεκριμένες δραστηριότητες. Το τέλος αυτό, εισπράττεται από τις επιχειρήσεις για λογαριασμό του κράτους και πρέπει να αποδοθεί σε αυτό. Αυτή η απόδοση γίνεται μέσω του λογιστηρίου και είναι διαδικασία εξαιρετικά χρονοβόρα. Αντίστοιχος είναι και ο φόρος διαμονής που επιβλήθηκε στα ξενοδοχεία και στα ενοικιαζόμενα δωμάτια και πολλά ακόμα. Το κλείσιμο του έτους χρονικά, είναι μια επιβαρυμένη περίοδος, λόγω των διαδικασιών ελέγχου και της συνολικής αποτύπωσης της δουλειάς που έγινε όλο το χρόνο.
- Σε ποια σημεία διαφέρει η δομή αλλά και ο τρόπος δουλειάς της CompuTax σε σχέση με τη συνηθισμένη Λογιστική Υπηρεσία;
Πριν απ’ όλα, είμαστε εξαιρετικά αυστηροί σε σχέση με την πραγματική εικόνα της επιχείρησης- πελάτη μας. Για εμάς, έχει τεράστια σημασία, αυτό που βρίσκεται στα Λογιστικά Βιβλία του πελάτη μας, να υπάρχει και στην πραγματική ζωή. Δε λειτουργούμε με τυχαία νούμερα, επειδή μας βολεύουν, ούτε με τη λογική «έλα μωρέ, δεν πειράζει… Ποιος θα το βρει;…». Άλλωστε, με την οργάνωση που έχει πια το κράτος, σίγουρα όλο και κάποιος θα το βρει…
Πέρα όμως από αυτό, για εμάς η Λογιστική υποστήριξη μιας επιχείρησης, δεν τελειώνει στην καταγραφή αριθμών. Αντίθετα, αυτή η καταγραφή, οδηγεί στην επεξεργασία και στην εξαγωγή συμπερασμάτων που θα βοηθήσουν στην ανάπτυξη της επιχείρησης. Έτσι, ρόλος μας είναι η συμβουλευτική στον πελάτη και το να τον βοηθήσουμε να χαράξει στρατηγική για την επιχείρησή του, βασισμένη σε πραγματικά, ρεαλιστικά οικονομικά δεδομένα. Κι αυτό είναι κάτι που το κάνουμε σε όλους τους πελάτες της CompuTax, ανεξάρτητα από το μέγεθός τους.
- Ιδανικά, τι θα ζητούσαμε από τους πελάτες μας ώστε να παράγουμε το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα;
Να προσπαθήσουν να ακολουθήσουν από την αρχή της συνεργασίας μας τις κατευθύνσεις που τους δίνουμε. Αν από την αρχή οργανώσουμε τη σχέση μας σωστά και με συνέπεια, τότε όλα θα κυλούν εύρυθμα και θα απολαμβάνουν στο μέγιστο τις υπηρεσίες μας. Σε αντίθετη περίπτωση, θα χαθούμε στη μετάφραση και θα αναλώνουμε πολύτιμο χρόνο προσπαθώντας να συντονιστούμε. Ειδικά για τα Γ κατηγορίας Βιβλία, δε, επειδή η εικόνα των επιχειρήσεων, φαίνεται ξεκάθαρα στο κράτος, έχει τεράστια σημασία να είναι ολόσωστη. Επομένως, αυτό απαιτεί ιδιαίτερη φροντίδα, συνέπεια και σημασία στη λεπτομέρεια.